Um erro muito comum é achar que o custo de um funcionário se resume apenas ao salário que é pago mensalmente.

Lidamos com uma legislação trabalhista bastante complexa e detalhada, o que muitas vezes dificulta o entendimento e acompanhamento direto do gestor.

E infelizmente, no Brasil, não estamos tão habituados a se relacionar com os profissionais do Departamento Pessoal ou Contabilidade como parte fundamental de gestão das empresas.

No momento de crescimento da sua empresa, saber os custos da sua folha de pagamento e/ou isoladamente o custo de um funcionário, será fator importante para não somente o controle de fluxo de caixa, mas para a gestão financeira como um todo.

Se você sente dificuldade em saber e organizar esses custos, continua lendo esse post e confere nossas dicas.

Por que você deve saber o custo do seu funcionário?

Para que uma empresa tenha seu funcionamento, ela necessita de funcionários.

Uma coisa bem óbvia, mas, muitos desconhecem o custo correto deles.

No mercado competitivo que temos, o aspecto financeiro é impulsionador para o crescimento de qualquer empresa. 

Mantendo seu controle financeiro rígido, honrando suas dívidas e investindo para que ela consiga alavancar de forma saudável e lucrativa.

Para que esse monitoramento seja eficiente, saber os custos com pessoal é fundamental, considerando que esse tipo de custo poderá ser o mais alto da empresa.

Além disso, é dessa forma que é possível identificar todos os encargos e mantê-los pagos em dias evitando assim problemas trabalhistas com seus funcionários.

O conhecimento desses custos possibilita pensar em estratégias para reduzi-los ou até eliminá-los, evita a “superlotação” de colaboradores na empresa e analisa os melhores investimentos.

Lembre-se que nenhum custo é pequeno demais para não ser considerado no seu controle financeiro, ainda mais quando se trata de uma das maiores despesas empresariais que é a folha de pagamento.

Como calcular o custo do funcionário da sua empresa?

Qualquer empresa seja ela pequena, média ou grande, têm obrigações relacionadas a seus funcionários.

De forma geral, os direitos e encargos garantidos pela CLT são: salário, dissídio, INSS, FGTS, férias e 13º salário. Todos geram um custo para a sua empresa, desde a contratação até a saída de um funcionário.

Quer entender melhor como funciona a folha de pagamento, os custos, taxas e impostos relacionados a ela? Continue lendo, tome notas e aprenda mais sobre o assunto.

1. Entenda em qual regime tributário você atua

Abrir e manter uma empresa requer inúmeros cuidados devido aos diferentes quesitos que devem ser considerados numa instituição: regras, leis, acordos, etc.

O valor do custo de cada funcionário pode variar de acordo com o regime tributário da empresa, já que cada um deles tem taxas e impostos diferentes e específicos para cada uma.

Uma empresa pode ser: do Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. E para saber exatamente quanto um funcionário custará é necessário saber quais variações e peculiaridades o regime do seu negócio tem.

Simples Nacional

É o regime utilizado por micro e pequenas empresas. Como o próprio nome sugere, é um regime simplificado e unificado em relação aos tributos e impostos.

Nele é utilizado apenas uma guia de pagamento que é repassada para os governos e distribuídos na esfera municipal, estadual e federal.

Tem alíquotas mais moderadas se comparada aos demais regimes utilizados pelas grandes empresas e podem varias de acordo com a natureza e atividade do negócio.

Lucro Real e Presumido

Considerado como o mais consolidado regime tributário e que abrange grande parcela das empresas nacionais que movimentam altos valores financeiros.

Nessa categoria além dos custos padrão, existem algumas alíquotas específicas:

• RAT – Riscos Ambientais do Trabalho
• INSS Patronal
• Alíquota de Terceiros – Programas e órgãos governamentais

Podemos ver que nessa categoria há um encarecimento no custo do funcionário devido a suas especificidades.

Além desses custos, ainda é necessário considerar as despesas variáveis: contratação, treinamentos, cursos, certificações. Tudo isso é desembolso do fluxo de caixa da organização.

2. Faça o cálculo do custo do funcionário de acordo com seu regime tributário

Já ouviu falar que um funcionário custa dobrado para uma empresa? 

Pois bem. Embora seja um valor estipulado, não está tão longe da realidade.

Já foram apontados diversos valores, de diversas formas. Uns afirmam que custa 1,7 a mais do valor de salário. 

Outros citam que é 3 vezes mais e depende também do tempo que o funcionário tem na empresa, da necessidade de treinamento e do tempo de adaptação dele para atingir o nível de produtividade desejada.

Pode-se verificar que embora não esteja totalmente incorreto, em nenhuma delas são apontados os encargos, impostos e taxas que são pagas além do salário mensal do funcionário.

Abaixo iremos mostrar como poderá calcular o custo de um funcionário em cada regime tributário.

Simples Nacional

As empresas registradas na categoria de Simples Nacional, de acordo com a legislação, estão isentas de INSS Patronal, salário educação, SAT e contribuições das alíquotas de Terceiros: SENAI, SESI, SEBRAE ou Incra.

Os encargos que deverão entrar para base de cálculo nessa categoria são:

• Férias – 11,11%
• 13° salário – 8,33%
• FGTS – 8%
• FGTS/Provisão de multa rescisória – 4%
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%

TOTAL – 39,37%

O que significa que o custo do funcionário é maior em praticamente 40% do valor do salário pago mensalmente.

Lucro Real ou Presumido

Para o regime tributário do Lucro Real e Presumido, o cálculo segue o mesmo mecanismo. Devendo apenas incluir as alíquotas específicas dessa categoria.

São elas:

• Férias: 11,11%
• 13º salário: 8,33%
• INSS: 20%
• Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%
• Salário educação: 2,5%
• Incra / SENAI / SESI / SEBRAE: 3,3%
• FGTS: 8%
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%

TOTAL – 68,17%

Exemplo prático de como é feito o cálculo do custo do funcionário

Considerando para ambos os casos um funcionário que ganha um salário mensal de R$ 2.000,00, vale transporte e vale refeição, pode-se verificar:

OBS.: Para base de cálculo é necessário fracionar as alíquotas de INSS e FGTS do 13°salário por 12 para aplicação da alíquota mensal.

Vale ressaltar que nesse custo deverá ser somado às despesas variáveis citados nesse artigo.

Outro ponto importante a ser considerado que ainda não citamos neste post, são os convênios que poderão ser incluídos nas despesas variáveis e encarecem ainda mais a sua folha de pagamentos. 

Os mais comuns são plano de saúde, vale-transporte e auxílio-alimentação, conforme citado no exemplo.

Conclusão

De forma simples e fácil é possível saber quanto cada funcionário custa para sua empresa e assim poder realizar o controle e planejamento financeiro de forma correta.